Doskonalenie systemu zarządzania / optymalizacja procesów i dokumentacji systemowej ISO / standaryzacja pracy
1. Analiza procesów w Twojej Organizacji
Dokonujemy analizy procesów w Twoim przedsiębiorstwie w zakresie działań nieekonomicznych, nieprzynoszących wartości dodanej. Na podstawie dokonanej analizy proponujemy rozwiązania korzystne z ekonomicznego punktu widzenia wraz z opisem przewidywanych korzyści (np. skrócenie czasu realizacji zadań, optymalne wykorzystanie powierzchni, redukcja materiałów, itp.).
Standaryzacja pracy to jedna z podstawowych zasad Lean Manufacturing, umożliwiająca wprowadzanie zmian na lepsze w sposób dynamiczny. Jest to narzędzie budowania stabilności procesów niezbędnej do wprowadzanych usprawnień. Dzięki zastosowaniu standaryzacji pracy możemy łatwiej analizować i mierzyć procesy, dostrzegać rozbieżności oraz identyfikować sytuacje problemowe. Standaryzacja pracy pozwala na:
stabilizację procesu produkcyjnego / procesu świadczenia usługi, co ułatwia jego doskonalenie
realizację działań zawsze w ten sam określony sposób, w tym samym określonym czasie oraz w jednakowej jakości
uzyskanie założonej wydajności oraz powtarzalnych wyników
zapewnienie powtarzalności i jakości wytwarzania w procesie, co sprzyja obniżeniu kosztów wytwarzania
szkolenie pracowników w zakresie sposobu wykonywania działań
efektywne zarządzanie wiedzą w Organizacji poprzez eliminację monopolu na wiedzę o wykonaniu określonych zadań przez wybraną grupę pracowników
2. Określanie celów dla Twojej Firmy
Wykorzystując zasady zarządzania przez cele wraz z Klientem określamy cele jakościowe spójne ze strategią Organizacji, wraz z przypisaniem odpowiednich działań oraz zasobów niezbędnych do ich realizacji.
W ten sposób możliwe jest powiązanie celów jakościowych z celami Firmy oraz uspójnienie działań. Prawidłowo określone cele powinny oznaczać trwałą zmianę oraz posiadać dokładnie opisany stan docelowy. Stosowana jest również metoda kaskadowania celów, polegająca na określaniu dla celów strategicznych celów szczegółowych. Do podstawowych metod kaskadowania celów możemy zaliczyć: podział celu ze względu na składowe (dla celów, które realizowane są poprzez osiągnięcie kilku elementów składowych), podział celu na części (podział na cele o mniejszych targetach), operacjonalizowanie (cele zostają rozłożone na działania operacyjne), delegowanie celu (przekazanie celu wprost podwładnemu).
Kolejnym etapem jest określanie mierników, które powinny być zrozumiałe, obiektywne oraz dostępne dla wszystkich, których dotyczą. Istotną kwestią jest również fakt, iż korzyści wynikające ze stosowania mierników powinny przewyższać koszty zbierania i przetwarzania danych. Przykładowe mierniki do zastosowania to: terminowość w realizacji projektów, dostaw, promocji; liczba nowych klientów; opinia klientów (ankieta, skala); wyniki finansowe - wynik netto, marża operacyjna, przychody; jakość wyrażona liczbą zwrotów/reklamacji/błędów. Ustalone mierniki powinny zachęcać do działań zgodnych z celami Firmy oraz powodować pożądane zachowania pracowników. Pracownicy powinni znać i rozumieć sposoby pomiaru mierników, jak również czynniki kształtujące ich poziom.
Dla nas system zarządzania to przede wszystkim optymalny sposób zarządzania Twoją Firmą, a nie tylko dokumentacja wymagana przez odpowiedni standard jakościowy. Celem dokumentacji systemowej jest opisanie funkcjonującego w Organizacji systemu zarządzania. Opracowanie dokumentacji systemowej nie wystarcza, aby system zarządzania działał skutecznie i przynosił wymierne korzyści dla Organizacji.
Tylko połączenie działań w obu obszarach takich, jak identyfikacja procesów w firmie i ich optymalizacja oraz opracowanie na tej podstawie dokumentacji systemowej opisującej rzeczywiste działania zachodzące w organizacji pozwala na stworzenie efektywnego systemu zarządzania.
Opracowana przez nas metodyka realizacji projektów, uwzględniająca powyższe założenia umożliwia zbudowanie w Twojej Organizacji systemu zarządzania efektywnie funkcjonującego w perspektywie długookresowej.
SMART SYSTEM to:
S – solidne fundamenty pod budowę systemu – poznajemy Twoją Firmę, identyfikujemy procesy, aby możliwa była ich optymalizacja
M – mierzalne wyniki - w zakresie współpracy określamy, jaki jest cel projektu oraz jakie są oczekiwania Klienta (ukierunkowanie na osiągnięcie zamierzonych efektów), w zakresie budowanego systemu zarządzania – określamy w Twojej Firmie wskaźniki KPI (czyli kluczowe wskaźniki efektywności, ang. Key Performance Indicators), na podstawie których doskonalony jest system zarządzania
A – autentyczny – system funkcjonuje każdego dnia w praktyce, nie tylko na papierze
R – rozwojowy – system zarządzania powinien być modyfikowany w miarę potrzeb oraz systematycznie doskonalony (określamy cele zgodne ze strategią oraz kierunkami działania Twojej Organizacji) tak, aby przyczyniał się on do rozwoju całej firmy
T – techniki działania – oferujemy zastosowanie nowoczesnych technik w zakresie wdrażania systemu, jak i w trakcie jego nadzorowania (działania oparte na zasadzie zarządzania projektami, możliwość wykorzystania elektronicznej platformy do budowy i nadzorowania dokumentacji systemowej)
- Systemy zarządzania: wdrażanie systemów zarządzania, nadzorowanie / outsourcing pełnomocnik / audyty wewnętrzne, audyty dostawców, dostosowywanie systemów do wymagań klienta (sieci handlowych), szkolenia
- BHP: doradztwo w zakresie bhp, opracowanie dokumentacji powypadkowej, pomoc w zakresie dostosowania stanowisk pracy do wymagań bhp, prowadzenie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami bhp, szkolenia w zakresie bhp, ocena ryzyka zawodowego na stanowisku pracy
