Co to jest system ISO 9001?

ISO 9001 to międzynarodowa norma postępowania odnosząca się do zarządzania organizacją bez względu na jej wielkość, zakres i miejsce prowadzenia działalności, złożoność funkcjonujących procesów. Norma ISO 9001 wdrażana jest przez różne organizacje, zarówno firmy produkcyjne, jak i przez firmy, zajmujące się świadczeniem usług, małe, średnie czy też duże koncerny. Wdrożenie ISO 9001 i uzyskanie akredytowanego certyfikatu ISO 9001 to pokazanie, że organizacja działa zgodnie z uznawanymi na arenie międzynarodowej standardami, stawia na spełnienie wymagań swoich klientów, zadowolenie klientów oraz dostarczenie produktu / usługi o wysokiej jakości.

Norma ISO 9001 opisująca System Zarządzania Jakością jest powszechnie akceptowana na całym świecie. Niejednokrotnie certyfikat ISO 9001 stanowi kartę przetargową przy zawieraniu umów z klientami w łańcuchu dostaw. Jednak wdrożenie Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001 może przynieść organizacji również korzyści w innych obszarach jej funkcjonowania. Jedną z korzyści wynikających z wdrożenia ISO 9001 to eliminacja błędów, pomyłek w realizowanych procesach, zmniejszenie ilości niezgodności i braków wewnętrznych, ograniczenie liczby zwrotów i reklamacji od Klientów przy równoczesnej poprawie efektywności operacyjnej. Działania takie w dużej mierze przekładają się na zmniejszenie zużycia posiadanych zasobów zarówno w aspekcie finansowym, jak również rzeczowym, oszczędność czasu dzięki lepszej organizacji pracy, usystematyzowanie działań i standaryzację oraz optymalizację procesów w organizacji.

Zatem jak skutecznie wdrożyć System Zarządzania Jakością ISO 9001?

Wdrożenie ISO 9001 w firmie. Jakie są kroki skutecznego wdrożenia ISO 9001?

Pierwszym działaniem, od którego zaczynamy jest przeprowadzenie audytu zerowego, którego celem jest wstępna ocena organizacji w zakresie możliwości spełnienia wymagań normy ISO 9001. Podczas audytu zerowego wskazujemy obszary wymagające nadzoru zgodnie z normą ISO 9001, np. w zakresie infrastruktury, wyposażenia, dokumentacji, procesu produkcji / realizacji usług. Określamy również działania, które należy wykonać w celu uzyskania zgodności z wymaganiami normy ISO 9001, identyfikujemy procesy, które mają miejsce w organizacji tak, aby w kolejnym etapie wdrożenia ISO 9001 możliwa była ich analiza. Audyt zerowy, czyli analiza luk systemowych w organizacji powinien być przeprowadzony przez osobę, posiadającą doświadczenie w zakresie audytowania systemów zarządzania na zgodność z wymaganiami normy ISO 9001 oraz najlepiej posiadającą również znajomość branży, w której działa organizacji. Odpowiednia wiedza i doświadczenie audytora pozwalają z jednej strony na właściwą identyfikację obszarów i procesów w organizacji, które będą wymagać poprawy / nadzoru w ramach wdrażanego Systemu Zarządzania Jakością, z drugiej natomiast na optymalne opracowanie dokumentacji ISO 9001, dostosowanej do sposobu funkcjonowania organizacji, bez przerostu dokumentów. Zwłaszcza obecnie, gdy obowiązujące od 2015 roku wydanie normy ISO 9001 nie wymaga już tworzenia udokumentowanych procedur, a opiera się jedynie na potwierdzeniu prawidłowości działania na podstawie udokumentowanych informacji (czyli np. tworzonych na bieżąco zapisów).

Opracowanie dokumentacji ISO 9001

Kolejny etap to opracowanie niezbędnej dokumentacji ISO 9001, czyli odpowiednich procedur systemowych i procesowych (jeśli jest to uzasadnione w przypadku danej organizacji), instrukcji operacyjnych, formularzy, które pozwolą na sprawne, efektywne i zgodne z wymaganiami normy ISO 9001 funkcjonowanie Systemu Zarządzania Jakością po zakończonym procesie wdrożenia ISO 9001. W ramach tego etapu przeprowadzana jest analiza kontekstu organizacji wraz z analizą potrzeb stron zainteresowanych, analiza ryzyka i szans w procesach Systemu Zarządzania Jakością. Przeprowadzamy identyfikację ryzyk i szans w kontekście zarządzania całą organizacją, jak również w kontekście poszczególnych procesów, określamy ryzyka i szanse oraz planujemy odpowiednie działania dla określonych ryzyk i szans. Należy określić również, w jaki sposób będą wprowadzane zmiany do Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001. Dla zidentyfikowanych podczas audytu zerowego procesów należy określić sposoby działania wraz z oceną skuteczności tych działań, przydzielaniem zasobów, zapewnieniem wymaganych kompetencji, komunikacją, nadzorowaniem udokumentowanych informacji, planowaniem i nadzorem nad działaniami operacyjnymi. Jeśli wdrażasz w swojej firmie System Zarządzania Jakością ISO 9001 samodzielnie, zobacz oferowany przez nasz zespół pakiet gotowej dokumentacji ISO 9001, którą możesz edytować i dostosować do potrzeb Twojej organizacji.

Jak wdrożyć ISO w firmie? Szkolenie ISO 9001

Jeśli mamy już opracowaną dokumentację ISO 9001, kolejnym działaniem w ramach wdrożenia ISO 9001 w naszej organizacji jest realizacja szkoleń dla pracowników z zakresu wymagań normy ISO 9001 oraz opracowanej dokumentacji ISO 9001 w celu budowania świadomości całej załogi w zakresie spełnienia wymagań normy ISO 9001 i orientacji na zadowolenie klienta. Podczas szkoleń omawiamy opracowaną dokumentację wspólnie z pracownikami, wskazujemy działania, które należy wykonywać w celu prawidłowego działania Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001. Szkolenia powinny być dostosowane merytorycznie do grupy szkoleniowej, czyli dedykowane szkolenia dla kadry zarządzającej wyższego i niższego szczebla, dedykowane szkolenia dla pracowników działów produkcyjnych. Warto na tym etapie skorzystać ze szkoleń dla kandydatów na audytora wewnętrznego ISO 9001 dla wyznaczonych pracowników, którzy po wdrożeniu Systemu Zarządzania Jakością i uzyskaniu certyfikatu ISO 9001 będą mogli przeprowadzać audyty wewnętrzne w zakresie ISO 9001 w organizacji w celu prawidłowego utrzymywania Systemu Zarządzania Jakością. Więcej na temat szkoleń dla audytorów wewnętrznych ISO 9001 znajdziesz w zakładce Szkolenia).

Co to jest audyt wewnętrzny ISO 9001?

W momencie gdy wdrożyliśmy już procedury / formularze do stosowania przychodzi czas na przeprowadzenie audytu wewnętrznego. Celem audytu wewnętrznego jest sprawdzenie, czy wdrożony System Zarządzania Jakością spełnia wymagania normy ISO 9001 oraz czy jest gotowy do certyfikacji. Podczas audytu wewnętrznego powinniśmy szukać zgodności funkcjonującego Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001 z wymaganiami normy, ale też wskazujemy nieprawidłowości, jeżeli takie występują i możliwości do doskonalenia. Jeśli w wyniku audytu wewnętrznego zostały zidentyfikowane błędy identyfikujemy ich przyczyny oraz usuwamy je przed audytem certyfikującym. Audyty wewnętrzne powinny być przeprowadzone przez osoby posiadające kompetencje Audytorów wewnętrznych w zakresie normy ISO 9001. Pozytywny wynik audytu wewnętrznego świadczy o tym, że wdrożony System Zarządzania działa prawidłowo i organizacja jest gotowa, aby podejść do audytu certyfikującego przeprowadzanego przez niezależną akredytowaną jednostkę certyfikującą. Więcej informacji o audycie certyfikującym znajdziesz w artykule Jak uzyskać certyfikat ISO 9001.

Istotnym elementem w całym procesie wdrażania ISO 9001, decydującym w dużej mierze o powodzeniu całego przedsięwzięcia i skuteczności działania Systemu Zarządzania Jakością na co dzień w organizacji, jest zaangażowanie całej załogi w organizacji, zaczynając od najwyższego kierownictwa, które powinno dawać przykład i wykazywać swoje zaangażowanie w funkcjonowanie ISO 9001 w organizacji, poprzez pracowników odpowiedzialnych za poszczególne działy / obszary, a kończąc na pracownikach szeregowych, których praca i wykonywane działania w sposób znaczący przekładają się na jakość produktu / usługi. Dlatego też ważne jest budowanie świadomości całego zespołu w spełnianie wymagań normy ISO 9001 i ukierunkowanie na jakość i zadowolenie klienta poprzez system szkoleń oraz właściwą komunikację wewnętrzną.

Nasza firma zajmuje się kompleksowym wdrażaniem Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001. Dzięki naszym konsultantom proces uzyskania certyfikatu ISO 9001 jest prosty i skuteczny. Posiadamy duże doświadczenie w zakresie normy ISO 9001. Dedykujemy indywidualnego konsultanta, który poprowadzi Państwa firmę przez wszystkie etapy procesu wdrożenia i certyfikacji SZJ ISO 9001. Skupiamy się na doskonaleniu wdrażanych systemów zarządzania, wskazując możliwości optymalizacji procesów i upraszczania działań oraz dokumentacji ISO.

Dowiedz się więcej o naszych usługach z zakresu wdrażania Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001

Czytaj więcej

Zapytaj o ofertę na wdrożenie ISO 9001 w Twojej firmie

Formularz ofertowy