Baza wiedzy / Systemy zarządzania / Jak opracować dokumentację ISO 9001? Dokumentacja jakościowa ISO 9001

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Jak opracować dokumentację ISO 9001? Dokumentacja jakościowa ISO 9001. Opracowanie dokumentacji ISO 9001. Nadzorowanie dokumentacji ISO 9001

Po co potrzebna jest dokumentacja ISO 9001 w firmie?

W organizacji na co dzień powstaje szereg dokumentów, które są niezbędne do jej prawidłowego funkcjonowania. Sposób tworzenia tych dokumentów, ich wypełniania oraz nadzorowania ich obiegu w dużej mierze wpływa na efektywność pracy i sprawne działanie zarówno poszczególnych obszarów firmy, jak również całej organizacji. Dokumentacja ISO 9001, zazwyczaj uważana za dodatkową „papierologię”, jeśli jest dobrze opracowana, prawidłowo prowadzona i zarządzana, może pomóc uporządkować sposób działania w organizacji, uporządkować procesy i działania, które są realizowane w przedsiębiorstwie. Ponadto dokumentacja ISO 9001 pozwala na ujednolicenie procedur postępowania, wprowadzenie podstawowych zasad standaryzacji pracy. Jeśli mamy bowiem opracowany w formie instrukcji określony schemat postępowania, wszyscy pracownicy stosując się do tej instrukcji powinny postępować w ten sam sposób. Poprzez takie działanie możemy zwiększyć powtarzalność działań oraz utrzymać jakość produktu / usługi na niezmienionym określonym poziomie. Dokumentacja ISO 9001 pełni również rolę informacyjną oraz instruktażową dla pracowników. Może być wykorzystywana podczas szkoleń wprowadzających dla nowych pracowników. Pracownicy mogą również w trakcie bieżących działań zaglądnąć do procedury ISO, aby uzyskać dodatkowe informacje, czy rozwiać wątpliwości w zakresie prawidłowego postępowania. Biorąc z kolei pod uwagę aspekty normatywne, dokumentacja ISO 9001 pozwala udowodnić spełnienie przez organizację wymagań normy ISO 9001 oraz zgodność działania jej systemu zarządzania jakością z wymaganiami normy ISO 9001.

Jakie dokumenty są niezbędne w ramach ISO 9001?

Norma ISO 9001:2015 wskazuje za pomocą zastosowania pojęcia udokumentowane informacje, jakie dokumenty organizacja powinna opracować w ramach systemu ISO 9001. Niezbędne jest opracowanie zakresu systemu zarządzania jakością, polityki jakości i celów jakościowych. Norma ISO 9001:2015 nie wymaga z kolei opracowania księgi jakości. Istotne znaczenie mają udokumentowane informacje, które potwierdzają, że wykonaliśmy dane działanie (np. raport z audytu wewnętrznego ISO 9001, raport z przeglądu zarządzania ISO 9001, lista kwalifikowanych dostawców, zaświadczenie ze szkolenia pracowników). Więcej informacji na temat, jakich dokumentów wymaga system ISO 9001 znajdziesz w artykule Jakie dokumenty są potrzebne w ISO 9001? Dokumentacja ISO 9001. Przygotowanie dokumentacji ISO 9001.

Jak opracować dobrą dokumentację ISO 9001?

Opracowując dokumentację ISO 9001 należy pamiętać, że rzetelne przygotowanie dokumentacji ISO 9001 (procedur, instrukcji, wzorów dokumentów), a następnie dokładne zapoznanie z obowiązującymi procedurami ISO pracowników poprzez szkolenia może w znaczący sposób zmniejszyć ryzyko powstawania zakłóceń i nieprawidłowości na poszczególnych etapach realizacji działań.

Przystępując do opracowania dokumentacji ISO 9001 należy rozważyć, jakie mamy procesy w organizacji i jakie działania wykonujemy w ramach tych procesów. Następnie do tych działań należy opracować niezbędne procedury ISO / instrukcje ISO. Stopień szczegółowości dokumentacji ISO 9001, liczba opracowanych procedur ISO zależy od wielkości organizacji i jej procesów, specyfiki działania, kompetencji i świadomości personelu. Podstawowa zasada przy opracowywaniu dokumentów ISO jest taka, że procedury ISO określają nam ogólny sposób działania w danym obszarze, instrukcje natomiast uszczegóławiają zapisy procedur i mogą opisywać w sposób bardziej szczegółowy poszczególne działania wskazane w procedurze ISO. Do procedur i instrukcji załączane są formularze, czyli wzory dokumentów niezbędnych do uzupełniania w codziennych działaniach, które potwierdzają nam wykonanie działań i zgodność postępowania z ustalonymi zasadami systemu zarządzania jakością w organizacji i zgodność z wymaganiami normy ISO 9001.

Przy opracowywaniu poszczególnych procedur ISO 9001 należy również wziąć pod uwagę, które procedury czy też formularze będą odnosić się do obszarów wymaganych przez normę ISO 9001, a które zostaną opracowane w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania procesu (np. formularz: raport z audytu wewnętrznego ISO 9001 jest niezbędny do opracowania, wymagany w formie pisemnej przez normę ISO 9001, z kolei procedura dotycząca sprzedaży nie jest wymagana w formie pisemnej przez normę ISO 9001, ale można ją opracować w celu usystematyzowania działań w zakresie obszaru sprzedaży w firmie).

Jak numerować dokumenty ISO 9001?

Dokumentacja ISO 9001 w firmie powinna stanowić całość, być przejrzysta i czytelna. W tym celu należy opracować wewnętrzny system numerowania dokumentów ISO 9001. Zastosowanie numeracji dokumentów pozwala nam zapewnić pełną identyfikację dokumentacji ISO 9001, ułatwia jej nadzorowanie w trakcie obiegu i wycofania nieaktualnych dokumentów. System numeracji powinien być prosty i zrozumiały dla pracowników, którzy stosują dokumentację systemu ISO 9001.

Jak nadzorować dokumentację ISO 9001 w firmie?

Przy opracowywaniu dokumentacji ISO 9001 należy również zwrócić uwagę na to, w jaki sposób będziemy nadzorować dokumentację ISO 9001 w naszej organizacji. Nadzorowanie dokumentacji ISO 9001 to właściwe przechowywanie dokumentacji ISO 9001, zarówno wzorów dokumentów ISO (udokumentowanych informacji: procedur i formularzy), jak również tworzonych na bieżąco zapisów (udokumentowanych informacji, potwierdzających wykonanie działań). W ramach nadzorowania dokumentacji ISO 9001 powinniśmy opracować zasady zatwierdzania dokumentów pod kątem adekwatności przed ich wydaniem (czyli wskazać osoby odpowiedzialne za opracowanie dokumentów, ich sprawdzenie oraz zatwierdzenie), okresowego przeglądu dokumentów ISO oraz w miarę konieczności powtórne ich zatwierdzanie (czyli wskazać, w wyniku jakich działań dokonujemy przeglądu dokumentów i z jaką częstotliwością), identyfikowania aktualnego statusu wydania dokumentów ISO (dokumenty ISO: procedury, instrukcje, formularze powinny posiadać datę wydania oraz numer wydania). Należy określić również, w jaki sposób zapewniona zostanie dostępność stosownych wydań dokumentów we wszystkich miejscach, w których są one używane i we właściwym czasie (czyli w jaki sposób pracownicy na poszczególnych stanowiskach pracy mają dostęp do właściwych procedur i formularzy). Należy zapewnić, aby udokumentowane informacje były czytelne, bez trudu identyfikowane i możliwe do odszukania. Udokumentowane informacje pochodzące z zewnątrz organizacji powinny być identyfikowane, a ich rozprowadzanie nadzorowane. Należy określić również zasady postępowania, aby wyeliminować przypadkowe wykorzystanie dokumentów nieaktualnych oraz stosowania odpowiedniego oznaczenia, jeżeli zachowano je z jakichkolwiek powodów. W ramach nadzoru nad dokumentacją ISO 9001 należy zapewnić także odpowiednią jej ochronę, w szczególności przed utratą poufności, niewłaściwym użyciem lub utratą integralności.

 

Nasza firma zajmuje się kompleksowym wdrażaniem systemu zarządzania jakością ISO 9001 oraz wsparciem w zakresie uzyskania certyfikatu ISO 9001. Jednym z etapów w ramach wdrożenia ISO 9001 w organizacji, który realizujemy, jest przygotowanie odpowiedniej dokumentacji ISO 9001. Posiadamy duże doświadczenie w zakresie tworzenia dokumentów ISO dostosowanych do potrzeb organizacji.  Przygotowujemy dokumentację ISO 9001 odnoszącą się do działań, które faktycznie mają miejsce w Twojej organizacji. Integrujemy tworzone dokumenty z dokumentacją dotychczas obowiązującą w firmie. Liczbę dokumentów ograniczamy do niezbędnego minimum. W systemach zarządzania ważna jest jakość wykonywanej pracy, a nie ilość uzupełnianych dokumentów. Przy opracowywaniu dokumentacji kierujemy się zasadą, że jeżeli możemy udokumentować określone działania za pomocą jednego dobrego formularza, nie traćmy czasu na uzupełnianie kilku zbędnych dokumentów.

Opracowujemy dokumentację systemową ISO 9001 związaną m. in. z: określeniem kontekstu organizacji oraz analizą potrzeb stron zainteresowanych, przeprowadzeniem analizy ryzyka w procesach systemu zarządzania jakością (przeprowadzamy identyfikację ryzyk i szans w kontekście zarządzania całą organizacją, jak również poszczególnych procesów, określenie ryzyk i szans oraz zaplanowanie działań dla określonych ryzyk i szans przy wykorzystaniu metodyki działania opartej na metodzie FMEA), planowaniem zmian, określeniem sposobów działania w poszczególnych procesach, oceną skuteczności tych działań, przydzielaniem zasobów, zapewnieniem wymaganych kompetencji, komunikacją, nadzorowaniem udokumentowanych informacji, planowaniem i nadzorem nad działaniami operacyjnymi

Skupiamy się na doskonaleniu wdrażanych systemów zarządzania, wskazując możliwości optymalizacji procesów i upraszczania działań oraz dokumentacji ISO.

 

Zapytaj o ofertę na opracowanie dokumentacji ISO 9001 dla Twojej firmy

 

powrót do Baza wiedzy / Systemy zarządzania

 

 

W zakresie Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001 oferujemy następujące usługi:

Wdrożenie ISO 9001

Nasza oferta wdrożeniowa obejmuje pełny zakres działań w ramach wdrożenia systemu zarządzania jakością zgodnego z wymaganiami normy ISO 9001:2015 (w tym szkolenie na audytora wewnętrznego ISO 9001:2015 dla wybranych pracowników - GRATIS)

Szkolenia ISO 9001

Nasze szkolenia z zakresu ISO 9001:2015 pozwalają na zdobycie wiedzy oraz niezbędnych umiejętności w zakresie interpretowania i wdrażania wymagań normy ISO 9001:2015

Nadzór stały ISO / Przejęcie funkcji Pełnomocnika ds. ISO 9001

Oferta obejmuje nadzorowanie SZJ w Twojej Organizacji z możliwością przejęcia pełnego zakresu odpowiedzialności Pełnomocnika ds. SZJ. W ramach nadzorowania optymalizujemy Twój system zarządzania jakością pod względem stosowanej dokumentacji i poziomu zaangażowania pracowników Twojej Firmy

 
CZYTAJ WIĘCEJ - ARTYKUŁY POKREWNE:
 

 

 

 

 

Kontakt:
  tel.: 601 837 351
 e-mail: biuro@synergiagroup.eu

 
NASZE USŁUGI W ZAKRESIE SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA:

Wdrażanie systemów zarządzania / Wdrożenia ISO

kompleksowe wdrażanie oraz doradztwo w zakresie systemu zarządzania jakością ISO 9001, bezpieczeństwem żywności (ISO 22000, IFS, BRC, UTZ, RSPO), środowiskowego ISO 14001, bhp ISO 45001 i innych, system zarządzania dostosowany indywidualnie do każdej firmy

Nadzorowanie ISO/ outsourcing zadań Pełnomocnika ds. ISO / audyty wewnętrzne

nadzorowanie systemów zarządzania, nadzór systemu ISO, outsourcing roli i odpowiedzialności pełnomocnika ds. ISO oraz audytora wewnętrznego ISO, realizacja audytów wewnętrznych, audytów doskonalących, audytów przygotowujących do certyfikacji

Szkolenia ISO
stacjonarne i online

skuteczne szkolenia otwarte i zamknięte w formie warsztatów praktycznych, szkolenia wprowadzające z zakresu wymagań norm / standardów, szkolenia audytorów wewnętrznych, pełnomocników, warsztaty doskonalące, szkolenia na wyjazdach integracyjnych

Dostosowanie systemu zarządzania do wymagań Klienta (sieci handlowych)

przygotowanie do audytu sieci handlowych (ISO 22000, BRC oraz IFS, standardy własne sieci handlowych), szkolenia z zakresu Systemów Zarządzania wymaganych przez sieci handlowe

Audyty dostawców

audyty całościowe, audyty cząstkowe, audyty prewencyjne, zatwierdzenie dostawcy, kwalifikacja dostawców, okresowa ocena dostawców, audyty realizowane w reakcji na dany problem 

Doskonalenie / optymalizacja procesów / standaryzacja pracy

doskonalenie systemów zarządzania, analiza procesów w zakresie działań nieekonomicznych, nieprzynoszących wartości dodanej, optymalizacja procesów, standaryzacja pracy, stabilizacja procesów wytwórczych, zapewnienie powtarzalności i jakości wytwarzania w procesie

Produkty z serii ISO.ONLINE 

 

Produkty z serii ISO.ONLINE to skuteczne i funkcjonalne narzędzia wspomagające pracę w systemach zarządzania zarówno dla osób zaczynających swoją przygodę z tematyką ISO, jak również dla doświadczonych pełnomocników, specjalistów i wszystkich zaangażowanych w tworzenie i doskonalenie systemów zarządzania w swoich organizacjach!

PAKIET STARTOWY

Dokumentacja
ISO 9001:2015 - wzory procedur ISO

MODUŁ PODSTAWOWY

Wzory dokumentów do samodzielnego wdrożenia Systemu Zarządzania Jakością wg wymagań normy ISO 9001:2015

PAKIET STARTOWY

Dokumentacja ISO 9001:2015 - wzory procedur ISO

MODUŁ DODATKOWY

Wzory dokumentów do samodzielnego wdrożenia Systemu Zarządzania Jakością wg wymagań normy ISO 9001:2015 z obszaru produkcji

Konnsultacje online ISO 9001

Konsultacje na żywo z trenerem z zakresu normy ISO 9001

Jeśli obawiasz się, że sama dokumentacja to za mało lub w trakcie wdrażania czy nadzorowania systemu zarządzania natrafiłeś na trudności, czy też nurtujące pytania…

Skorzystaj z konsultacji online z naszym trenerem!

Tel. 601 837 351  biuro@synergiagroup.eu
Wszelkie prawa zastrzeżone 2017 - 2021 SYNERGIAgroup Sp. z o.o.
Ta strona może korzystać z Cookies.
Ta strona może wykorzystywać pliki Cookies, dzięki którym może działać lepiej. W każdej chwili możesz wyłączyć ten mechanizm w ustawieniach swojej przeglądarki. Korzystając z naszego serwisu, zgadzasz się na użycie plików Cookies.

OK, rozumiem lub Więcej Informacji
Informacja o Cookies
Ta strona może wykorzystywać pliki Cookies, dzięki którym może działać lepiej. W każdej chwili możesz wyłączyć ten mechanizm w ustawieniach swojej przeglądarki. Korzystając z naszego serwisu, zgadzasz się na użycie plików Cookies.
OK, rozumiem