Jednym z wymagań norm z serii ISO, odnoszących się do systemów zarządzania, takich, jak np. System Zarządzania Jakością (ISO 9001), System Zarządzania Środowiskowego (ISO 14001), czy System Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy (ISO 45001), jest konieczność przeprowadzania w organizacji regularnych audytów wewnętrznych. Audyt wewnętrzny, audyt systemu ISO jest przeprowadzony przez organizację w celu dokonania samooceny swojego systemu zarządzania / procesu / obszaru.
Zgodnie z definicją wskazaną w normach ISO 9000 audyt wewnętrzny to systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodu z audytu oraz jego obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów audytu.
Rozkładając przedstawioną definicję audytu wewnętrznego na czynniki pierwsze, możemy dokładnie opisać i zrozumieć, na czym polega audyt wewnętrzny systemu ISO:
Systematyczny – słowo to oznacza, że audyty wewnętrzne powinny być przeprowadzone regularnie w ustalonych odstępach czasowych. W tym celu opracowujemy np. roczny harmonogram audytów wewnętrznych, wg którego realizowane są poszczególne audyty wewnętrzne w naszej firmie.
Niezależny – audyt wewnętrzny powinien być przeprowadzany przez niezależnych audytorów, którzy nie są związani z obszarami audytowanymi (audytor nie może audytować swojej pracy, czyli obszaru, za który sam odpowiada na co dzień, np. Kierownik Produkcji posiadający uprawnienia audytora wewnętrznego nie może audytować działu produkcji).
Udokumentowany – proces przeprowadzenia audytu wewnętrznego powinien zostać udokumentowany, czyli powinny powstać tzw. udokumentowane informacje z audytu, takie jak: raport z audytu (obowiązkowo).
Proces – przeprowadzenie audytu wewnętrznego rozpatrywane jest w ujęciu procesowym, czyli możemy wyróżnić poszczególne etapy procesu takie, jak: planowanie audytów wewnętrznych ISO, przygotowanie do audytu wewnętrznego, przeprowadzenie audytu wewnętrznego, realizacja działań poaudytowych. Do każdego etapu procesu audytowania możemy określić dane wejściowe i wyjściowe, niezbędne zasoby (np. w postaci audytorów wewnętrznych) oraz sposób postępowania.
Uzyskiwanie dowodu z audytu – podczas audytu wewnętrznego poszukujemy dowodów zgodności z kryteriami audytu (kryteriami audytu mogą być wymagania normatywne, np. wymagania normy ISO 9001 oraz stosowane procedury), podczas audytu wewnętrznego sprawdzamy, czy pracownicy stosują do obowiązujących zasad postępowania opisanych w procedurach (czy pracujemy zgodnie z naszą dokumentacją systemową?), czy same procedury są zgodne z wymaganiami normatywnymi, np. normy ISO 9001 oraz czy występują problemy / zakłócenia w procesach, czyli tzw. niezgodności?
Stopień spełnienia kryteriów audytu – w wyniku przeprowadzonego audytu wewnętrznego powinniśmy odpowiedzieć na pytanie, w jakim stopniu spełniamy wymagania, np. normy ISO 9001 oraz w jakim stopniu, działamy zgodnie z przyjętą dokumentacją ISO? W przypadku, gdy w niektórych obszarach występuje brak zgodności mamy do czynienia z niezgodnościami, w odniesieniu do których powinniśmy określić odpowiednie działania korygujące.
Audyt wewnętrzny systemu ISO to bardzo dobre narzędzie do systematycznego sprawdzania, jak funkcjonuje nasz system zarządzania, jego poprawy i doskonalenia. Należy mieć na uwadze, że audyt wewnętrzny nie powinien mieć charakteru kontroli. Jest to narzędzie do monitorowania i doskonalenia systemów zarządzania z serii ISO. Audyt wewnętrzny nastawiony jest na szukanie zgodności z kryteriami audytu, podczas gdy kontrola ukierunkowana jest zazwyczaj na szukanie niezgodności, braków, luk w systemie oraz znalezienie i ukaranie winnych. Celem audytu wewnętrznego jest natomiast ocena funkcjonowania procesu / systemu, a nie ocena pracy poszczególnych pracowników. Podczas audytu wewnętrznego sprawdzamy prawidłowość funkcjonowania procesu / systemu. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości identyfikujemy przyczyny niezgodności i elementy, które należy poprawić w procesie / systemie, aby wyeliminować powstawanie niezgodności w przyszłości.
Audyty wewnętrzne powinny być przeprowadzane regularnie zgodnie z opracowanym rocznym harmonogramem audytów wewnętrznych. W harmonogramie audytów wewnętrznych powinny być wyszczególnione m.in.: obszary, które będą poddane audytowi, planowany czas wykonania (można wskazać poszczególne miesiące) oraz osoby przeprowadzające audyty (czyli tzw. zespół audytorów wewnętrznych). W trakcie roku może wystąpić konieczność przeprowadzenia dodatkowych audytów wewnętrznych, tzw. audytów pozaplanowych. Audyty wewnętrzne pozaplanowe wykonywane są np. wówczas, kiedy zostaje wdrożony nowy produkt / proces lub dokonane zostały modyfikacje w już istniejących procesach. Audyt pozaplanowy może być przeprowadzony również w przypadku, kiedy wystąpiły poważne zakłócenia związane z jakością i/lub bezpieczeństwem produktu, brakiem spełnienia wymagań prawnych (np. w zakresie BHP czy ochrony środowiska). Dodatkowe audyty wewnętrzne mogą być realizowane także, jeśli audyty wewnętrzne przeprowadzone zgodnie z przyjętym harmonogramem audytów wewnętrznych zakończyły się wynikiem negatywnym z zaleceniem przeprowadzenia ponownego audytu wewnętrznego po wprowadzeniu właściwych działań korygujących.
W ramach procesu audytowania możemy wyróżnić następujące etapy przeprowadzania audytu wewnętrznego: planowanie audytów wewnętrznych (opracowanie harmonogramu audytów wewnętrznych), przygotowanie do audytu wewnętrznego (ustalenie daty i przebiegu pojedynczego audytu wewnętrznego, audytowane obszary/produkty/procesy wraz z osobami zainteresowanymi, zapoznanie się z dokumentacją systemową obszaru audytowanego), przeprowadzenie audytu wewnętrznego wraz ze sporządzeniem dokumentacji z audytu (przeprowadzamy audyt dokumentacji, czyli oceniamy zgodność dokumentacji ISO z wymaganiami normy, przeprowadzamy audyt na miejscu, czyli sprawdzamy, jak wybrany obszar jest realizowany w odniesieniu do zgodności z przyjętą dokumentacją systemową, prowadzimy wywiady z pracownikami, opracowujemy raport z audytu), realizacja działań poaudytowych (podejmujemy odpowiednie działania korygujące w odniesieniu do stwierdzonych podczas audytu wewnętrznego wszelkich niezgodności).
Audytowanie to proces złożony. Skuteczność przeprowadzenia audytu wewnętrznego w dużej mierze zależy od kompetencji audytorów wewnętrznych. Szczególnie istotne są wiedza i doświadczenie audytora wewnętrznego zarówno w zakresie metod audytowania i sposobie realizacji audytów wewnętrznych (zgodnie z wytycznymi normy ISO 19011), jak również w zakresie audytowanej branży (np. znajomość przepisów prawnych, dobrych praktyk obowiązujących w danej branży).
Zapraszamy do współpracy w zakresie realizacji audytów wewnętrznych w Twojej firmie. Nasi audytorzy to doświadczeni praktycy, którzy od lat przeprowadzają audyty wewnętrzne w przedsiębiorstwach produkcyjnych i usługowych. Posiadamy również doświadczenie jako audytorzy jednostek certyfikujących, co pozwala nam spojrzeć na organizacje naszych Klientów z punktu widzenia jednostki certyfikującej i skutecznie przygotować Twoją organizację do audytu zewnętrznego.
Nasza oferta wdrożeniowa obejmuje pełny zakres działań w ramach wdrożenia systemu zarządzania jakością zgodnego z wymaganiami normy ISO 9001:2015 (w tym szkolenie na audytora wewnętrznego ISO 9001:2015 dla wybranych pracowników - GRATIS)
Nasze szkolenia z zakresu ISO 9001:2015 pozwalają na zdobycie wiedzy oraz niezbędnych umiejętności w zakresie interpretowania i wdrażania wymagań normy ISO 9001:2015
Oferta obejmuje nadzorowanie SZJ w Twojej Organizacji z możliwością przejęcia pełnego zakresu odpowiedzialności Pełnomocnika ds. SZJ. W ramach nadzorowania optymalizujemy Twój system zarządzania jakością pod względem stosowanej dokumentacji i poziomu zaangażowania pracowników Twojej Firmy
Kontakt:
tel.: 601 837 351
e-mail: biuro@synergiagroup.eu
Produkty z serii ISO.ONLINE to skuteczne i funkcjonalne narzędzia wspomagające pracę w systemach zarządzania zarówno dla osób zaczynających swoją przygodę z tematyką ISO, jak również dla doświadczonych pełnomocników, specjalistów i wszystkich zaangażowanych w tworzenie i doskonalenie systemów zarządzania w swoich organizacjach!
Procedura Audyt wewnętrzny - gotowy dokument w wersji edytowalnej możliwy do zastosowania w Twojej firmie,
wzory formularzy (raport z audytu wewnętrznego, harmonogram audytów wewnętrznych)
MODUŁ PODSTAWOWY
Wzory dokumentów do samodzielnego wdrożenia Systemu Zarządzania Jakością wg wymagań normy
ISO 9001:2015