Zajmujemy się kompleksowym wdrażaniem oraz doradztwem w zakresie systemów zarządzania.
Procesy wdrożeniowe realizujemy w poniższym zakresie:
Badanie polega na identyfikacji procesów zachodzących w Twojej Firmie, określeniu ich wzajemnych powiązań, zapoznaniu się ze specyfiką działania Organizacji, oferowanymi produktami, strukturą organizacyjną, zadaniami i odpowiedzialnościami posiadanymi przez poszczególne komórki / działy.
Określamy wymagania Organizacji (Najwyższego Kierownictwa) dotyczące sposobu funkcjonowania systemu w przyszłości, poznajemy jej cele strategiczne oraz kierunki działania.
Oceniamy Organizację pod kątem możliwości spełnienia przez nią wymagań odpowiedniego standardu (np. w zakresie infrastruktury, wyposażenia, funkcjonujących procesów, dokumentacji, sposobów nadzoru).
Wspólnie z Tobą ustalamy harmonogram wdrożenia systemu zarządzania / systemu ISO.
W ramach organizowanych szkoleń wstępnych przekazujemy pracownikom Twojej Firmy wiedzę z zakresu normy / standardu niezbędną do prawidłowego funkcjonowania systemu.
Szkolenia przeprowadzamy w grupach o podobnym zakresie odpowiedzialności (pracownicy produkcyjni i pracownicy administracyjni).
Opracowujemy dokumentację systemową w zakresie wymaganym przez odpowiednią normę / standard oraz niezbędnym do prawidłowego funkcjonowania organizacji. Nie tworzymy zbędnej biurokracji. Dokumentacja opracowana indywidualnie dla potrzeb Organizacji pozwala wyeliminować przerost tworzonych dokumentów. Uwzględniamy w tworzonym systemie zarządzania dokumenty już funkcjonujące w Firmie, inne wdrożone systemy zarządzania. Dokumentację systemową opracowujemy tak, aby zminimalizować zaangażowanie z Twojej strony. Jesteśmy odpowiedzialni za najbardziej czasochłonne zadania – opracowanie procedur i niezbędnych dokumentów. Zakres dokumentacji uzależniony jest do wdrażanej normy / standardu.
Podstawowe elementy dokumentacji systemowej to najczęściej, np.:
procedury dotyczące systemu HACCP (identyfikacja zagrożeń dla bezpieczeństwa produktów żywnościowych, opracowanie opisów produktów, specyfikacji oraz schematów procesów technologicznych, analiza ryzyka wraz z szacowaniem poziomów ryzyka, opracowanie planu HACCP określanie punktów CCP i CP, ustalenie limitów krytycznych, opracowanie instrukcji monitorowania CCP)
procedury i udokumentowane informacje w zakresie SZJ (opracowanie schematu organizacyjnego, procedur systemowych, mapy procesów, polityki jakości, kontekstu organizacji i wymagań stron zainteresowanych, określenie ryzyk i szans w procesach SZJ, opracowanie procedur i instrukcji operacyjnych związanych z realizowanym procesem produkcji / świadczenia usług, nadzorowaniem infrastruktury, zakupami, zarządzaniem personelem i in.)
procedury środowiska produkcji i zakładu (stworzenie procedur w zakresie nadzoru nad maszynami i urządzeniami, urządzeniami kontrolno pomiarowymi, infrastrukturą, postępowania w przypadkach awarii, usterek, remontu i prac konserwacyjnych, opracowanie procedur mycia i dezynfekcji oraz procedur dotyczących higieny i zdrowia pracowników)
procedury kontroli produktu (procedury oraz instrukcje uwzględniające metodykę badań wyrobu, zwolnienia do obrotu, zgodności ze specyfikacją i in.)
procedury kontroli procesu (procedury w zakresie produkcji wraz z arkuszami kontroli procesu oraz instrukcje stanowiskowe).
Optymalizacja procesów
Na podstawie informacji uzyskanych podczas audytu zerowego dokonujemy wstępnego opisu procesów. Określamy procesy główne oraz wspierające, mające wpływ na jakość i bezpieczeństwo produktów wytwarzanych w Twojej Firmie, wspólnie z Kierownictwem Twojej Firmy przydzielamy właścicieli procesów, którzy są odpowiedzialni za nadzór nad zidentyfikowanymi procesami oraz powołujemy Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania.
Tworzymy wstępne wersje procedur, które opisują procesy zachodzące w przedsiębiorstwie.
Przeprowadzamy szczegółowe wywiady z pracownikami biorącymi udział w poszczególnych procesach oraz odpowiedzialnymi za nie. Dostosowujemy procesy do wymagań odpowiedniego standardu oraz poszukujemy rozwiązań mających na celu optymalizację działań. Eliminujemy wszystkie czynności niepotrzebne, zbędne z ekonomicznego punktu widzenia. Skupiamy się na działaniach, które przynoszą wartość dodaną, za które Klient chce zapłacić.
Etap ten polega na zatwierdzeniu dokumentacji systemowej (dokumentacji ISO0 przez Najwyższe Kierownictwo Firmy oraz zapoznanie z nią pracowników Organizacji.
Prowadzimy działania kontrolne w zakresie prawidłowego wdrożenia systemu ISO i stosowania dokumentacji przez poszczególne komórki organizacyjne. Szczególną uwagę zwracamy na podejście pracowników do wprowadzanych zmian, które często postrzegane są przez nich jako zagrożenie.
W celu wyeliminowania zagrożeń związanych z brakiem akceptacji zmian przez pracowników procedury ISO wdrażamy etapowo, co również nie powoduje zakłóceń w codziennej działalności Firmy. Analizujemy także informacje zwrotne od pracowników dotyczące pojawiających się nieprawidłowości oraz niezbędnych zmian w funkcjonowaniu procesów.
Na tym etapie przeprowadzamy też szkolenia dla pracowników w celu dokładnego zapoznania z opracowaną dokumentacją systemową oraz wymaganiami normy / standardu. Pracownicy ze szkolenia otrzymują zaświadczenia udziału w szkoleniu, które uznawane są przez jednostki certyfikujące. W ustaleniu z Twoją Firmą przeprowadzamy również szkolenie dla audytorów wewnętrznych, którzy później uczestniczą w audycie wewnętrznym, zdobywając niezbędne doświadczenie.
Dokonujemy sprawdzenia, czy wdrożony system zarządzania spełnia wymagania odpowiedniej normy / standardu oraz czy jest gotowy do certyfikacji.
W tym celu przeprowadzamy audyt wewnętrzny. Wskazujemy nieprawidłowości w funkcjonowaniu systemu. Wspólnie z pracownikami Organizacji analizujemy zidentyfikowane błędy oraz określamy ich przyczyny.
Uczestniczymy też w przygotowaniu do oraz w przeglądzie systemu zarządzania przez Najwyższe Kierownictwo.
Zapewniamy wsparcie podczas audytu certyfikującego oraz w ustaleniu wszystkich spraw związanych z procesem certyfikacji.
KORZYŚCI DLA TWOJEJ FIRMY Z WDROŻENIA SYSTEMU ZARZĄDZANIA PRZEZ SYNERGIAgroup
MOCNE STRONY NASZYCH PROJEKTÓW WDROŻENIOWYCH
projekty realizowane przez konsultantów - praktyków, którzy posiadają doświadczenie jako audytorzy jednostek certyfikujących oraz w pracy w przedsiębiorstwach produkcyjnych / usługowych na stanowiskach kierowniczych
dokładna identyfikacja wymagań prawnych oraz innych, do których spełnienia organizacja jest zobowiązana na początkowym etapie realizacji projektu, a następnie określenie działań, niezbędnych do wykonania w celu uzyskania zgodności z tymi wymaganiami
niskie koszty realizacji, co przekłada się na atrakcyjność oferty cenowej dla Twojej Firmy przy zachowaniu profesjonalizmu oraz wysokiej jakości świadczonych usług
minimalny nakład pracy pracowników Twojej Firmy
identyfikacja możliwych działań usprawniających procesy w organizacji, szukanie optymalnych rozwiązań, eliminujących zbędne czynności
JAK DZIAŁAMY?
działamy w oparciu o nasze autorskie rozwiązania, które pozwalają na zapewnienie wysokiej jakości realizowanych wdrożeń przy zachowaniu niskich kosztów ich realizacji (wszystkie koszty uwzględnione w umowie)
współpracujemy zarówno z mikro i małymi przedsiębiorstwami, jak również z dużymi wielozakładowymi organizacjami z różnych branż, dostosowując naszą ofertę cenową do możliwości finansowych naszych Klientów tak, aby ponoszone przez nich koszty były współmierne do wykonanej przez nas pracy
zwracamy szczególną uwagę na mające zastosowanie przepisy prawne oraz inne, do których spełnienia organizacja jest zobowiązana tak, aby punkt ten nie stanowił niezgodności podczas audytu certyfikującego
tworzymy system dostosowany do potrzeb Twojej Firmy („nie przenosimy” systemów z firmy do firmy, uwzględniamy specyfikę i rodzaj działalności przedsiębiorstwa, oferowane produkty / usługi, wielkość organizacji, funkcjonujące procesy, cele i kierunki działania)
wdrażamy systemy zarządzania proporcjonalne do wielkości organizacji, złożoności jej procesów, przy uwzględnieniu zarówno możliwości organizacyjnych, jak również finansowych, które są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania i doskonalenia systemów zarządzania
opracowana przez nas metodyka działania opiera się na założeniu, że system zarządzania powinien być dostosowany indywidualnie do każdej firmy przy uwzględnieniu specyfiki prowadzonej działalności (produkcja, magazynowanie, transport, handel)
wymagania standardów dostosowujemy do Organizacji, a nie firmę do wymogów systemowych
w pracach związanych z wdrażaniem systemów zarządzania stosujemy metodologię wykorzystywaną w zarządzaniu projektami, co pozwala nam efektywnie kontrolować każdy etap realizacji działań
na wdrażane systemy zawsze patrzymy przez pryzmat wartości dodanej tak, aby przynosiły one jak najwięcej wymiernych korzyści dla Organizacji w perspektywie długofalowej, nie ograniczając się jedynie do uzyskania certyfikatu
uważamy, że dobrze wdrożony system zarządzania pozwala na efektywne zarządzanie całą Organizacją, przyczynia się do poprawy jej funkcjonowania jako całości oraz osiągania założonych celów zgodnych z przyjętą strategią
DODATKOWE USŁUGI:
gwarancja poprawnie prowadzonej dokumentacji systemowej
stałe przygotowanie Twojej firmy
do audytów zewnętrznych (jednostki certyfikującej, klientów)
przeniesienie zadań
za utrzymanie systemu zarządzania na firmę zewnętrzną
ZAPOZNAJ SIĘ RÓWNIEŻ Z NASZĄ OFERTĄ PRODUKTÓW REALIZOWANYCH W FORMIE ONLINE:
Szkolenie online w formie indywidualnego webinarium na żywo z trenerem
Atutem naszych projektów wdrożeniowych jest połączenie działań wdrożeniowych z optymalizacją procesów zidentyfikowanych w Twojej Firmie, dostosowując budowany system zarządzania do specyfiki działalności Organizacji.
Dla nas system zarządzania to przede wszystkim optymalny sposób zarządzania Twoją Firmą, a nie tylko dokumentacja wymagana przez odpowiedni standard jakościowy. Celem dokumentacji systemowej jest opisanie funkcjonującego w Organizacji systemu zarządzania. Opracowanie dokumentacji systemowej nie wystarcza, aby system zarządzania działał skutecznie i przynosił wymierne korzyści dla Organizacji.
Tylko połączenie działań w obu obszarach takich, jak identyfikacja procesów w firmie i ich optymalizacja oraz opracowanie na tej podstawie dokumentacji systemowej opisującej rzeczywiste działania zachodzące w organizacji pozwala na wdrożenie efektywnego systemu zarządzania.
Opracowana przez nas metodyka realizacji projektów wdrożeniowych, uwzględniająca powyższe założenia umożliwia zbudowanie w Twojej Organizacji systemu zarządzania efektywnie funkcjonującego w perspektywie długookresowej.
Nasza metodyka to SMART SYSTEM:
S – solidne fundamenty pod budowę systemu – poznajemy Twoją Firmę, identyfikujemy procesy, aby możliwa była ich optymalizacja
M – mierzalne wyniki - w zakresie współpracy określamy, jaki jest cel projektu oraz jakie są oczekiwania Klienta (ukierunkowanie na osiągnięcie zamierzonych efektów), w zakresie budowanego systemu zarządzania – określamy w Twojej Firmie wskaźniki KPI (czyli kluczowe wskaźniki efektywności, ang. Key Performance Indicators), na podstawie których doskonalony jest system zarządzania
A – autentyczny – system funkcjonuje każdego dnia w praktyce, nie tylko na papierze
R – rozwojowy – system zarządzania powinien być modyfikowany w miarę potrzeb oraz systematycznie doskonalony (określamy cele zgodne ze strategią oraz kierunkami działania Twojej Organizacji) tak, aby przyczyniał się on do rozwoju całej firmy
T – techniki działania – oferujemy zastosowanie nowoczesnych technik w zakresie wdrażania systemu, jak i w trakcie jego nadzorowania (działania oparte na zasadzie zarządzania projektami, możliwość wykorzystania elektronicznej platformy do nadzorowania dokumentacji systemowej)
Zapoznaj się również z naszymi pozostałymi usługami: